Les subventions aux entreprises canadiennes prennent la forme de prêts garantis, d’enveloppes d’aide, de co-participation à des fonds d’investissement ou de croissance etc. Mais plus souvent qu’autrement, elles prennent la forme de crédit d’impôt. Or, qui dit crédit d’impôt, dit contrôle fiscal !

Bien évidemment, en tant que contribuable nous sommes tous bien conscient de l’importance de ces contrôles pour éviter que les entreprises n’abusent de tels programmes. Par contre, en tant que citoyen corporatif, c’est toujours avec une relative inquiétude qu’on voit arriver ce genre de contrôle. C’est compréhensible, car les programmes d’aide, comme les crédits d’impôt pour rs-de par exemple, exige de faire la démonstration que l’on est effectivement admissible.

Comment prouver que l’on a eu raison de demander ce crédit ? Pas toujours facile ! Pour limiter un peu la subjectivité de la chose, les fonctionnaires en charge des programmes tentent régulièrement de les améliorer pour qu’ils couvrent mieux les besoins de l’industrie, mais qu’ils ne favorisent pas les fraudeurs. La tendance actuelle est de rechercher des preuves écrites, même indirectes, de l’admissibilité des activités. Le programme de rs-de, est un bonne exemple pour illustrer cette pratique de l’Agence du Revenu.

La feuille de temps est-elle une bonne preuve ?

Dernièrement, l’ARC, après bien des tergiversations, a finalement produit une version « abrégée » du guide qu’elle destine à ses examinateurs pour le programme de crédit d’impôt pour rs-de. Cette ajustement fait suite à la publication de plusieurs nouvelles versions des formulaires et guides employés pour réclamer ce programme, et notamment le formulaire T661 et le guide T4088. Dans ces documents, l’ARC appuie énormément sur l’importance les « preuves » que sont les documents produits pendant la vie d’un projet. Longtemps la documentation exigée se résumaient à quelques document d’analyse mais l’absence de feuille de temps était pratiquement un délit. Mais cette façon de faire est devenue contestable depuis le jugement de la Cour canadienne de l’impôt (CCI) en 1998 dans l’affaire 116736 Canada Inc. c. La Reine. La CCI s’est penchée sur l’absence de documents à l’appui d’activités de R-D. Et voici la conclusion du juge;

« La Loi et le Règlement n’exigent pas la production de tels rapports écrits pour permettre à un contribuable de déduire de telles dépenses. Il est possible de présenter une preuve par témoignage verbal. Que le Ministre ou le juge puisse conclure que les activités censément exécutées par un contribuable l’ont réellement été devient alors une question de crédibilité. » (1998 DTC 1816)

En résumé, la production de document n’est pas obligatoire, mais c’est pas mal pour établir sa crédibilité. Car le rôle de l’Agence, est effectivement d’établir la crédibilité, des faits avancés. L’examinateur de l’ARC se prend parfois pour un fin limier qui va tenter de débusquer la vérité au travers de la documentation qu’on va lui fournir ; il va essayer de corroborer des dires et des écrits, tenter de trouver des documents datées permettant de voir le déroulement des faits.

Mais il y a une industrie qui pose problème : les TIC. Les vilains informaticiens laissent peu de traces de leurs aller-venues dans le code source, ils détruisent facilement ce qui n’a pas fonctionné et écrasent des données régulièrement. Ils ne s’échangent que peu de courriels car ils clavardent, ils utilisent le tableau blanc de la salle de conférence pour faire leur design, et s’il existe un schéma de principe quelque part, il est si générique qu’il n’illustre pas les itérations. En bref, les informaticiens sont de mauvais élèves, car ils ne laissent pas assez de traces pour que nos limiers les dépistent. Raison invoquée : « Pendant que j’écris, je code pas, donc j’avance pas. » Ah les garnements ! Pire, il leur arrive même de mentir ! « Tout s’est bien passé, le projet s’est déroulé comme prévu et sans problème. » Il suffit d’avoir travailler quelques mois dans ce domaine pour savoir qu’aucun projet d’envergure même modeste, ne se passe sans problème.

Comment contenter l’Agence sans perturber son équipe ?

Il faut inciter l’équipe à avoir de bonnes habitudes de travail, des habitudes qui laissent des traces ! Un système de Versioning (p.e SVN), un mode de développement agile (p.e XP), un enregistreur de conversation par chat, toujours filmer ou photographier le tableau blanc pendant les session de brainstorming, mettre en place un wiki interne, ou un forum etc. Les moyens ne manquent pas ! C’est de les faire accepter qui peut être compliqué, mais c’est faisable. Par contre, faire remplir une feuille de temps exhaustive à un informaticien, que se soit un programmeur, un analyste, un architecte ou un concepteur de jeu est absolument impossible. Parfois, on retrouvera ce qui ressemble de loin à une feuille de temps, mais ce sera pour supporter un projet dans un contexte commercial, et rien de probant pour établir l’admissibilité n’y figurera.

C’est après s’être heurté plusieurs fois au problème de la feuille de temps inexistante ou inutilisable que l’Agence a dû s’adapter. L’ARC a donc publié un document intitulé « Attribution des dépenses de main d’œuvre à la RS&DE » qui décrit de façon détaillée comment d’autres types de documents que des feuilles de temps peuvent servir de preuve. Par exemple, la planification des ressources affectées aux tâches d’un projet peut servir de preuve qu’untel et untel étaient bien affectés au projet.

Les documents de l’Agence donnent quelques exemples de ce qui peut servir à construire la preuve :

• les spécifications de projet;
• les objectifs et les étapes clés du projet;
• la description des problèmes à résoudre;
• la correspondance avec les clients et les fournisseurs;
• les résumés des superviseurs;
• les carnets personnels concernant un projet.

Le formulaire T661 propose d’autres exemples de types de documents :

• Documents de planification;
• Registres d’attribution des ressources  au projet, feuilles de temps; (NDLR: elles sont encore là)
• Conceptions d’essais;
• Registre du projet, carnet de laboratoire;
• Conception, architecture du système et code source;
• Registres des essais;
• Rapports de progrès et comptes-rendus de rencontres de projet;
• Protocoles d’essais, données d’essais, analyse des résultats d’essais, conclusions;
• Photographies et vidéos;
• Échantillons, prototypes, rebuts ou autres artéfacts;
• Contrats;

Avez-vous certains de ces documents ? Probablement ! Mais lesquels sont pertinents pour la réclamation ? Lesquels présenter ? Chez Present Profit™ lorsque nous réalisons un mandat en rapport acec un programme d’aide du gouvernement, nous allons toujours y ajouter une dimension de conseil dans ce domaine. Notre but est de vous aider à mettre en place des automatismes qui vous permettront de mieux intégrer votre documentation à vos processus opérationnels. Imaginez le stress que vous épargnera une solide documentation le jour où le fin limier de l’Agence viendra enquêter chez vous pour savoir si vous avez vraiment droit au crédit d’impôt que vous attendez.